Tietosuojailmoitus työnhakijoille

Finnkino Oy

Tietoa meistä

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten keräämme ja käytämme työnhakijoiden henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Finnkino Oy, jolta haet työpaikkaa, on tietosuojalainsäädännössä määritelty henkilötietoja käsittelevä rekisterinpitäjä. Yhteystietomme löytyvät työnhakuprosessista tai verkkosivuiltamme.

Tämä tietosuojailmoitus ei vaikuta Finnkinon tietosuojaselosteeseen kuluttaja-asiakkaille. Tietosuojaseloste kuluttaja-asiakkaille: https://www.finnkino.fi/tietosuoja.

Yhteystiedot

Finnkino Oy
tietosuoja@finnkino.fi
Mannerheimintie 113, 00280 Helsinki

Mitä tietoja keräämme ja käytämme?

Joudumme käyttämään henkilötietojasi useasta eri syystä.

Pyydämme henkilötietojasi ja käytämme niitä seuraavin perustein:

• täyttääksemme mahdolliset rekrytointiprosessiin kuuluvat lakisääteiset velvoitteet;
• kun liiketoimintaamme kuuluva oikeutettu etu edellyttää tietojen käyttöä (sillä ehdolla, että rekisteröidyn edut ja oikeudet eivät syrjäytä liiketoimintamme oikeutettuja etuja);
• kun olemme erikseen pyytäneet ja saaneet sinulta luvan tietojesi käyttämiseen

Jos pyydämme sinulta suostumusta henkilötietojesi käyttämiseen, sinulla on oikeus vapaaehtoisesti myöntää suostumus tai kieltäytyä, eikä suostumuksen peruuttamisesta tule sinulle haitallisia seurauksia.

Jos sinut hakemuksesi perusteella nimitetään johonkin tehtävään, rekrytointiprosessin aikana sinusta keräämämme tiedot siirretään sinua koskevaan henkilöstötiedostoon. Vapaaehtoisesti antamasi yhdenvertaisuutta koskevat tiedot säilytetään erikseen henkilöstötiedostossasi.

Tiedot, jotka sinun täytyy antaa meille

Sinun täytyy antaa meille joitakin henkilötietoja tiettyjen oikeudellisten, sopimusta edeltävien tai muiden vaatimusten takia. Ilman kyseisiä tietoja meidän voi olla vaikea jatkaa rekrytointiprosessia kanssasi tai noudattaa oikeudellisia velvoitteitamme. Jos pyytämiemme henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, kerromme sen etukäteen.

Mistä saamme tietosi

Keräämme henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Tiedot ovat suoraan sinulta, työnvälitystoimistoilta, taustatietotarkistusten tarjoajilta, testaustoimistoilta (mukaan lukien soveltuvuuskokeita järjestävät organisaatiot) ja suosittelijoiltasi saatavat tiedot. Joissakin tapauksissa saatamme kerätä lisätietoja myös muilta kolmansilta osapuolilta (kuten liikekumppaneilta, verkostoitumissivustoilta, sosiaalisen median sivustoilta ja muilta julkisilta sivustoilta, mutta vain siinä määrin kuin se on lainmukaista osana rekrytointiprosessia).

Kenelle jaamme tietojasi

Saatamme jakaa henkilötietojasi rekrytoinnissa mukana olevien kollegoiden kanssa (henkilöstöhallinto, rekrytoinnista vastaavat esimiehet, esivalintaan osallistuvat kollegat ja työhaastatteluryhmän jäsenet).

Hakuprosessin niin edellyttäessä saatamme jakaa henkilötietoja myös muiden ODEON Cinemas Groupin jäsenten, palveluntarjoajien (kuten rekrytointi- tai työvoimatoimistot, suosittelijat, soveltuvuuskokeiden tarjoajat esimerkiksi kuten psykologisia testejä tekevät tahot ja rekrytointiprosessiin liittyvien tilojen tarjoajat); ulkopuolisten neuvonantajien ja muiden tahojen kanssa tarpeen mukaan ja siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Tarvittaessa me tai kyseiset kolmannet osapuolet tiedotamme asianmukaisesti tietosuojailmoituksin tavoista, joilla rekisterinpitäjä tai tietojen käsittelijä käsittelee henkilötietojasi.

Tietojen jakaminen kansainvälisesti

Saatamme jakaa henkilötietojasi Britannian tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevien henkilöiden tai yritysten kanssa siinä määrin kuin työhakemuksesi tai meidän rekrytointiprosessimme kannalta on tarpeen, tai mikäli käyttämiemme palveluntarjoajien sijainti niin edellyttää. Varmistamme, että henkilötietojesi mahdolliset kansainväliset siirrot tapahtuvat turvallisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisella tavalla suojatusti.

Tietojesi säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen ja niihin tarkoituksiin, joita varten keräsimme tiedot ja täyttääksemme kaikki oikeudelliset, kirjanpitoa, liiketoimintaa tai raportointia koskevat vaatimukset. Joissakin tapauksissa saatamme anonymisoida henkilötietosi niin että niitä ei pysty tunnistamaan, ja jatkaa tietojen käyttöä. Heti kun emme enää tarvitse henkilötietojasi (kun hakija ei tule valituksi, yleensä 6 kk kuluttua siitä, kun rekrytointipäätös on tehty), poistamme tai tuhoamme tiedot turvallisesti.

Milloin käytämme automaattisia päätöksentekomenetelmiä

Saatamme käyttää tietokonejärjestelmiä henkilötietojen tarkastamiseen ja tehdä päätöksiä ilman, että kollegamme tai palveluntarjoajan työntekijät ovat mukana prosessissa. Mikäli toimimme näin, lisätietoja itse menettelystä, siitä mitä se sinulle merkitsee ja käyttämistämme suojatoimista on saatavilla osoitteesta tietosuoja@finnkino.fi.

Oikeutesi

Eri tilanteissa sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

• oikeus saada pääsy tietoihin
• oikeus oikaista tietoja
• oikeus poistaa tiedot
• oikeus kieltää tietojen käsittely
• oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
• oikeus pyytää meitä siirtämään tietosi sinulle tai jollekin muulle taholle
• oikeus muuttaa mieltäsi milloin tahansa ja evätä lupa käyttää henkilötietojasi suostumuksesi perusteella

Toimimme luottamuksellisesti ja kunnioitamme kaikkia yllämainittuihin oikeuksiin liittyviä pyyntöjäsi, ja toteutamme ne mahdollisimman pian.

Mikäli pyyntösi on perusteeton tai kohtuuton, saatamme periä pyynnön noudattamisesta koituvasta työstä maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä.

Jos et ole tyytyväinen meidän tapaamme käyttää henkilötietojasi tai jokin asia huolestuttaa sinua, toivomme, että tietosuojavastaavamme pystyy ratkaisemaan asian kanssasi.

Jos kuitenkin olet tyytymätön ratkaisuun, sinulla on mahdollisuus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Yleistä

Tämä tietosuojailmoitus ei ole osa mitään sopimusta meidän ja sinun välillä ja ilmoitusta päivitetään aika ajoin. Jos tekemämme muutokset vaikuttavat sinuun, otamme sinuun yhteyttä.

Jos haluat lisätietoja tai sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@finnkino.fi

Henkilötiedot, joita työnhakijoista kerätään ja käytetään

Käytämme seuraavia henkilötietojasi:

• Henkilökohtaiset tiedot: nimi, titteli, yhteystiedot, tiedot vammoista tai terveydentilasta, mikäli niitä tarvitaan, jotta pystymme tarvittaessa toteuttamaan kohtuullisia muutoksia sinua varten osana rekrytointiprosessia. Yhdenvertaisuuden seurantatiedot.
• Maahanmuuttolainsäädännön edellyttämät asiakirjat: Jos sinulle tarjotaan työpaikkaa, sinun täytyy pystyä osoittamaan, että sinulla on laillinen oikeus työskennellä meillä kyseisessä maassa. Tämä osoitetaan kansalaisuuden todistavin asiakirjoin ja passin, oleskelulupatietojen tai työlupien perusteella.
• Hakemuksen tiedot: mukaan lukien hakemuksessa ja CV:ssä olevat tiedot, työhistoria, koulutustausta, pätevyys ja koulutus, kielitaito ja muut tarvittavat taidot, kaikki haastattelussa meille antamasi tiedot ja kaikki arviointitieto (mukaan lukien psykologiset soveltuvuuskokeet) osana rekrytointiprosessia.
• Taustatiedot: taustan tarkistuksessa tarvittavat tiedot (mukaan lukien luottotietojen tarkistus tiettyjä talousalan tehtäviä varten), suosittelut ja tiedot mahdollisista rikostuomioista.
• Muut tiedot: Valvontakameratallenteet, muut paikallaolotiedot, kuten vierailijatunnus. Pankkiyhteystiedot, kun esitetään rekrytointikuluihin liittyvä korvaushakemus.

Perusteet henkilötietojen käyttöön

Saatamme käyttää henkilötietojasi seuraaviin asioihin liittyvistä syistä:

• Teemme työhakemukseesi liittyviä päätöksiä, mukaan lukien testeissä ja haastattelutilanteissa suoriutuminen
• Tarkistamme oikeutesi työskennellä maassa*
• Teemme virallisen työtarjouksen**
• Teemme taustatarkistuksia ja tarkistamme suosituksiasi tarvittaessa.
• Estämme mahdollista petollista toimintaa.
• Toteutamme yhdenvertaisuusseurantaa.
• Teemme rekrytointiprosessin yhteydessä sinuun liittyviä järjestelyjä, hoidamme ja hallinnoimme sinuun liittyviä järjestelyjä tai hyväksymme kululaskuja.
• Toteutamme esteettömyysjärjestelyjä ja kohtuullisia toimintarajoitteisiin liittyviä järjestelyjä.
• Viestimme kanssasi rekrytointiprosessista.
• Teemme rekrytointiprosessiin liittyviä kirjauksia.

Yleensä käytämme yllä lueteltuja henkilötietojasi laillisesti oikeutettujen etujemme perusteella.

Oikeutettuja etujamme ovat toimet, joita varten henkilötietojesi käyttö on tarpeen, kuten liiketoiminnan toteuttaminen ja varmistaminen sekä henkilöiden rekrytointi tai arviointi liiketoiminnan tarpeita varten.

Poikkeuksia ovat yllä tähdellä ‘*’ merkityt asiat, joissa syynä on lainmukaisten velvoitteiden noudattaminen ja kahdella tähdellä ‘**’ merkityt asiat, joissa syynä on toimet ennen sopimuksen solmimista kanssasi tai sopimuksen toteuttaminen kanssasi.

Erityisten henkilötietojen ryhmien käyttö

Voit itse päättää, haluatko antaa tiettyjä tietoja, kuten yhdenvertaisuutta koskevia tietoja, eikä se, että päätät olla antamatta niitä vaikuta hakemukseesi.

Jos annat kyseisiä tietoja, käytämme niitä nimettöminä yhdenvertaisuutta koskevien tilastojen tuottamiseen ja seurantaan.

Vammaisuutta koskevia tietoja ja terveystietoja käytetään kun harkitaan, tarvitaanko rekrytointiprosessissa sinua varten mukautettuja toimia.

Luvallasi voidaan käyttää myös uskontoa koskevaa tietoa ja terveystietoja, jotta ruokavaliota koskevat vaatimukset voidaan täyttää, mikäli testaustilanteissa, haastatteluissa tai rekrytointiin liittyvissä tapaamisissa on tarjoilua.

Voimme myös käyttää henkilötietojasi liiketoiminnassamme, mikäli laki sen sallii. Joka tapauksessa pidämme henkilötietosi turvassa kaikissa tilanteissa.